Siedem elementów negocjacji

Specjaliści z Harvard Negotiation Project wytypowali siedem standardowych elementów negocjacji. Pozwoliło to na opracowanie pewnych ram, które mają pomóc ludziom nie będącym specjalistami w obszarze negocjowania, w przygotowaniu się do procesu negocjacyjnego. Dziś wpis pt. Siedem elementów negocjacji

(zainteresowania, zaufanie, relacje, alternatywa, opcje, zobowiązania, komunikacja)

Siedem elementów negocjacji opisuje podstawowe narzędzia potrzebne do zidentyfikowania naszych celów i do skutecznego przygotowania się do procesu, by umiejętnie wykorzystać możliwości i zminimalizować wpływ niespodzianek jakie pojawią się trakcie negocjowania.

Oto siedem elementów procesu negocjacyjnego:

1. zainteresowania

Zainteresowania interpretowane tutaj jako potrzeby, oczekiwania, żądania, motywacje. Niezależnie od tego czy są ukryte czy też jawnie komunikowane są siłą napędową każdych negocjacji. Uświadomienie sobie i sprecyzowanie swoich oczekiwań oraz właściwa interpretacja oczekiwań drugiej strony ma niebagatelny wpływ na przebieg i sukces procesu negocjacyjnego.

2. zaufanie

Przynajmniej częściowe zaufanie do ludzi, z którymi negocjujemy jest niezbędne do przeprowadzania negocjacji. Jeśli strony nie mają do siebie wcale zaufania, wówczas na szwank wystawiona jest cała idea negocjowania. Cóż bowiem po tym, że na coś się umówimy, skoro nikt z nas tych umów nie będzie przestrzegał.

3. relacje

Niezależnie od tego, czy masz ciągły kontakt ze swoim partnerem negocjacyjnym, czy też wasze negocjacje są jednorazowym zdarzeniem i prawdopodobnie nigdy się nie powtórzą, należy w trakcie negocjacji efektywnie zarządzać relacjami. Jeśli kontakt jest jednorazowy należy chociaż podjąć próbę zrobienia dobrego wrażenia i stworzenia dobrej atmosfery. Niewątpliwie pomoże to w rozmowach. Jeśli natomiast mamy powtarzalny kontakt z partnerem negocjacyjnym, bo np. łączą nas z nim wspólne interesy, to kwestia zbudowania odpowiednich relacji jest dużo ważniejsza. Będą one bowiem procentować w kolejnych rozmowach, projektach i procesach negocjacyjnych.

4. alternatywa

Rozpoczynając negocjacje winniśmy mieć alternatywę na wypadek gdyby podjęte rozmowy zakończyły się niepowodzeniem. Jeśli tych alternatyw mamy więcej niż jedną, tym lepiej. Wówczas najlepszą dostępną alternatywę nazywamy BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement), gorszą ATNA (Alternative To Negotiated Agreement), a najgorszą WATNA (Worst Alternative To Negotiated Agreement).

5. opcje

W negocjacjach opcje odnoszą się do wszelkich dostępnych wyborów, które strony mogą rozważyć w celu zaspokojenia ich wspólnych interesów. Otwartość do wykorzystywania podobieństw i różnic stron oraz do poszukiwania i kreowania dodatkowych, wspólnych wartości sprzyja wypracowaniu satysfakcjonujących dla obu stron rozwiązań i minimalizuje ryzyko niepowodzenia.

6. zobowiązania

W negocjacjach zobowiązanie może być zdefiniowane jako umowa, oferta lub tylko obietnica złożona przez stronę w trakcie procesu negocjacyjnego. Zobowiązanie może obejmować cały zakres tematyczny umowy, a może ograniczać się tylko do dotrzymania czasu i miejsca kolejnego spotkania. Niezależnie od tego jaką rangę i jaki zakres ma zobowiązane, winno być zrealizowane. Postanowienia, ustalenia i decyzje negocjacyjne są bowiem dla obu stron wiążące. Jeśli nie będziemy przestrzegać zobowiązań drobnych typu dotrzymanie godziny spotkania, czy dostarczenie obiecanych materiałów, to nie rokujemy jako poważny partner negocjacyjny, z którym warto się wiązać i podejmować rozstrzygnięcia dużego kalibru.

7. komunikacja

Niezależnie od tego, czy negocjujemy online, przez telefon czy osobiście, wymieniamy komunikaty z drugą stroną lub wieloma zaangażowanymi w proces stronami. Sukces negocjacji w dużej mierze zależy od wyborów w obszarze komunikacyjnym. Nie chodzi tu tylko o zdefiniowanie czy wolimy negocjować stojąc oko w oko z partnerem, czy też preferujemy wymianę korespondencji mailowej. Przede wszystkim jest istotne to w jaki sposób przekazujemy nasze komunikaty. Czy:

-> są one czytelne i zrozumiałe dla drugiej strony?

-> charakteryzują się spójnością (tu komunikacja werbalna i niewerbalna)?

-> bierzemy pod uwagę różnice kulturowe?

Do wyżej wymieniowych siedmiu elementów ze swej strony dodałabym jeszcze dwa:

8 . rozbieżność i wspólnota interesów

Jeśli bowiem nie mamy wspólnych interesów nie mamy po co negocjować. Jeśli nie mamy interesów sprzecznych, nie ma czego negocjować.

9. wolny wybór i prawo odstąpienia

Każda ze stron podczas negocjacji ma prawo powiedzieć NIE i odejść od stołu negocjacyjnego. Strona powinna to prawo wykorzystać i odstąpić od negocjowania, wtedy gdy sytuacja po zakończeniu negocjacji miałyby być gorsza niż sytuacja przed ich rozpoczęciem.

Wiedza o wyżej wymienionych elementach procesu, pomaga w przygotowaniu do procesu oraz w prowadzeniu negocjacji. Uzbrojeni w lepsze zrozumienie tych elementów jesteśmy bardziej efektywni przy stole negocjacyjnym. Poza tym łatwiej nam wypracować porozumienie korzystne nie tylko dla nas, ale też dla drugiej strony.