Zabezpieczenie na wypadek przyszłych sporów

jest niezwykle istotne w ramach współpracy stron, zwłaszcza przy złożonych i długotrwałych projektach. Rozpoczynając negocjacje zazwyczaj nie myślimy o tym, że coś pójdzie nie tak i w konsekwencji strony będą musiały poszukiwać rozstrzygnięć np. na drodze sądowej. W praktyce jednak tak się czasem dzieje. Dobrze jest więc być przygotowany także i na taką opcję, czyli na czarny scenariusz.

Harvard Business of Negotiations proponuje 5 rozwiązań, które pomogą oddalić spór, albo przynajmniej złagodzić jego skutki.

 

• Zawrzeć w umowie klauzulę zapobiegania sporom

  Narzędzie to może pomóc bardziej efektywnie radzić sobie z różnicami między partnerami biznesowymi. Jest często stosowane przy złożonych projektach budowlanych. Firmy przystępujące do kontraktów budowlanych chcą uniknąć opóźnień, zatem deweloper, główny wykonawca, strona finansująca, architekci i inne zainteresowane strony zwykle podpisują umowę, w której zobowiązują się spotykać i regularnie komunikować, monitorować postępy i wspólnie, na bieżąco rozwiązać ewentualne nieporozumienia.

 

• Zawrzeć w umowie klauzulę dot. rozstrzygania sporów

  W przypadku domniemanego naruszenia umowy, klauzula rozstrzygania sporów może wymagać, aby obie strony nadal wywiązywały się ze swoich zobowiązań umownych, podczas gdy trzecia strona zajmie się badaniem spornych kwestii. Klauzula taka może wymagać od stron zaangażowania się w alternatywne metody rozstrzyganie sporów (ADR), takie jak mediacja czy arbitraż, zanim dojdzie do  złożeniem pozwu. Zazwyczaj mediacje stosuje się do prostych nieporozumień, natomiast arbitraż do kwestii bardziej złożonych.

 

• Ustalić kary umowne

  Dobrze jest od razu włączyć do umowy klauzule o odszkodowaniach i karach umownych, określające kwotę do zapłacenia, jeśli dojdzie do naruszenia umowy. Mając takie ustalenia wszelkie przyszłe działania w zakresie rozwiązywania sporów lub rozprawy sądowe będą znacznie prostsze.

 

• Skorzystać z umowy warunkowej

  W relacjach biznesowych zdarzają się sytuacje problemowe wynikające z różnych przekonań dot. przyszłych wydarzeń.  Jeśli jedna strona głęboko wierzy w słuszność i realność budżetów oraz ram czasowych, natomiast druga strona ma co do tego spore wątpliwości, wówczas dobrym rozwiązaniem jest umowa warunkowa. Jest to dokument z zastrzeżeniem typu “jeśli”/ “kiedy”, który ma za zadanie zredukować ryzyko dot. przyszłych niepożądanych zdarzeń. Często też takie umowy zawierają ustalenia dot. kar za nieprzestrzeganie umowy, ale też specjalnych nagród / premii za osiąganie lepszych niż przewidywane wyników, czy to w zakresie budżetu czy czasu.
  A zatem całkowita i finalna opłata dla usługodawcy będzie zależna od ostatecznego wyniku jego prac (efektu budżetowego, jakościowego, czasowego). Technicznie najłatwiej jest zawrzeć w umowie dwa scenariusze oraz ich efekty w postaci kar czy nagród.

• Użyć kombinację klauzuli zapobiegania sporom i umowy warunkowej

  Takie podejście polega na wybraniu najbardziej wartościowych elementów obu rozwiązań. Otóż powołanie się na klauzulę zapobiegania sporom wymusza na stronach regularne kontakty i wspólne pracowanie nad rozwiązaniem ewentualnie pojawiających się problemów.
  Natomiast scenariusze z umowy warunkowej dają stronom poczucie, że ich interesy w przypadku przyszłego rozwoju zdarzeń zgodnego z ich przewidywaniami są zabezpieczone.

 

Ktoś kiedyś powiedział, że umowy nie przydają się na czasy szczęśliwego pożycia małżeńskiego, tylko na czas rozwodu. W biznesie jest podobnie. Jeśli współpraca między stronami układa się znakomicie i nie występują żadne nieprzewidziane zdarzenia, wówczas teoretycznie rzecz biorąc, nie potrzebujemy nawet zwykłej, prostej umowy.

Jednakże w realiach nie zawsze wszystko wychodzi zgodnie z pierwotnym planem. Powstają zdarzenia nieprzewidziane, wpływające na efekty umowy. Dobrze jest wtedy mieć już gotowe, zapisane pewne rozwiązania pomagające obu stronom by jak najszybciej, jak najsprawniej i po najniższych możliwych kosztach przezwyciężyć kryzys i znormalizować współpracę. Do tego właśnie przydają się powyższe rozwiązania. Nie należy ich traktować jako przejaw braku zaufania do drugiej strony, ale jako przeciwdziałanie sytuacjom kryzysowym.

 

In Contract Negotiations, Agree on How You’ll Disagree