Zmiana praktyk negocjacyjnych w organizacji

W dużych organizacjach negocjacjami zajmuje się wiele osób na rożnych stanowiskach i z różnymi zakresami obowiązków. Sprzedawcy negocjują ze swoimi Klientami, ludzie z Działu Zakupów negocjują z Dostawcami, prawie każdy zatrudniony negocjuje ze swoim przełożonym. W zakładach gdzie funkcjonują Związki Zawodowe, rzeczone związki niemal nieprzerwanie negocjują z przedstawicielami firmy. Uogólniając w praktyce każdy negocjuje z każdym.

Przydaje się zatem wdrożenie i normalizacja praktyk negocjacyjnych. Pod pojęciem praktyk negocjacyjnych rozumiem całe spektrum działań bezpośrednio i pośrednio związanych z negocjowaniem, takich jak:

• procedury

• dokumentacja

• kodeks zachowań wobec partnerów negocjacyjnych

• proces negocjacji

• archiwizacja dokumentów

• contract management

 

Indywidualni negocjatorzy są czasami przytłoczeni ideą wprowadzenia ogólnoorganizacyjnych zmian w praktykach negocjacyjnych. Jednak w rzeczywistości nie trzeba wiele czasu i wysiłku, aby wprowadzić kilka istotnych zmian.

 

Poniżej pięć kroków do zmiany praktyk negocjacyjnych w twojej organizacji:

 

     I. Pokazanie wyników

Aby przyciągnąć uwagę top managementu, a następnie całej rzeszy pracowników, należy jasno zasygnalizować związek pomiędzy najlepszymi praktykami negocjacyjnymi a konkretnymi i pożądanymi wynikami (tu konkretne wyniki finansowe wynikające chociażby z powiększonej profitowości współpracy z Dostawcami czy Klientami). Przyda się też estymacja przyszłych uzyskanych korzyści, jakie może przynieść firmie dobrze przygotowany i wdrożony projekt zmiany standardów negocjacyjnych.

    II. Wskazanie ewentualnych niespójności.

Jeśli organizacja cały czas inwestuje w szkolenia negocjacyjne, decydenci muszą mieć świadomość ewentualnych rozbieżności z procedurami operacyjnymi uniemożliwiającymi pracownikom korzystanie z tego, czego się nauczyli. Należy zidentyfikować i unaocznić luki pomiędzy zasadami i codzienną praktyką.

    III. Modelowanie najlepszych praktyk

Jeśli szkolenie negocjacyjne nie jest krótkotrwałą modą, a rozwiązaniem strukturalnym, które z racji złożoności procesu musi trochę potrwać, dobrze jest znaleźć wzory zachowań  i promować je wśród pracowników.

     IV. Budowanie koalicji

Posiadanie stronników (koalicjantów) jest bardzo istotne w procesie negocjacyjnym. Nie mniej istotne jest też w procesie wdrażania zmian w organizacji i nie chodzi tu tylko o zmiany dot. praktyk negocjacyjnych. Im więcej zwolenników zmian znajdziesz, tym łatwiej będzie uzyskać akceptację dla nowości i tym prościej i szybciej zostaną one zaimplementowane w organizacji.

     V. Całościowe spojrzenie na proces

Lider zmian, a następnie cała organizacja muszą mieć świadomość, że proces zmian dot. praktyk negocjacyjnych, jest procesem złożonym, nie ograniczającym się bynajmniej do obszaru negocjacji i do osób negocjujących.

Chodzi tu o holistyczne spojrzenie na całość powiązanych zagadnień, które zaczynają się w obszarze relacji z partnerami handlowymi (dress code, code of conduct, compliance, integrity), a kończą na ustrukturyzowanym procesie contract managementu. Tu zarządzania umowami nie ograniczającego się do stworzenia wzoru umów korporacyjnych a na koniec do  ich właściwej archiwizacji. Właściwy contract management obejmuje bowiem planowanie i  implementowanie założonych wyników poprawy profitowości na kontraktach do wyniku finansowego firmy a także długoletnią egzekucję obowiązujących  umów.