Tajniki prawidłowej komunikacji

Chcąc osiągnąć porozumienie w procesie negocjacyjnym należy przede wszystkim umieć się komunikować w sposób efektywny. Wypada zatem znać kilka istotnych kwestii dot. przyswajania informacji, jakie serwujemy naszym partnerom w negocjacjach. Stąd artykuł pt. “Tajniki prawidłowej komunikacji”

Planując przekazywanie informacji warto wybrać te najistotniejsze i mocno ograniczyć ich ilość. Umysł ludzki działa bowiem wg pewnego schematu zwanego pętlą fonologiczną. W dużym uproszczeniu, dane przekazywane są z pamięci krótkotrwałej do długotrwałej. Dzięki temu właśnie zapamiętujemy coś na dłużej. Przeciętna pętla fonologiczna ma pojemność siedmiu kęsów informacji (tzw. chunks’ów). Wartość ta zależy przede wszystkim od indywidualnych predyspozycji i sytuacji, w jakiej dochodzi do przekazywania danych. Średnie odstępstwa to + / – dwa kęsy. Bezpiecznie zatem jest założyć, że nasz partner negocjacyjny będzie w stanie przyswoić pięć istotnych kwestii.

Ludzka pamięć działa w sposób chaotyczny. W związku z tym im większy porządek cechuje naszą wypowiedź, tym wyższa będzie skuteczność naszego przekazu. Warto zatem budować komunikaty logiczne i spójne wewnętrznie, które dodatkowo okraszone będą wypowiedziami ułatwiającymi słuchaczom zrozumienie i zapamiętanie naszych wypowiedzi.

Przydatne frazy to m.in.:

chciałbym podkreślić / chciałbym zwrócić uwagę;
w związku z tym / z tego wynika / to powoduje;
podsumowując / konkludując, etc.

Zapamiętywanie jest procesem niestabilnym, można jednakże zwiększyć skuteczność tego procesu mając wiedzę w temacie tzw. efektów pamięciowych.

Wyróżniamy cztery efekty pamięciowe:

Efekt pierwszeństwa – należy na początku rozmowy przekazywać treści najważniejsze, bowiem człowiek ma większą łatwość skupiania uwagi na początku przekazu (po wyłączeniu pierwszych 20-40 sekund na “oswojenie się”).

Efekt świeżości – warto kluczowe informacje przypomnieć na koniec rozmowy. Ostatnie dane nie są już bowiem wypierane przez kolejne, zatem łatwiej pozostają w pamięci.

Efekt powtórzeń – im więcej razy powtórzymy dany komunikat, tym większe szanse, iż zostanie zapamiętany. Ponoć minimum to trzy powtórzenia. Powtórki dotyczą tego samego komunikatu lecz niekoniecznie tej samej formy. Lepiej nawet lekko modyfikować przekaz, by stał się atrakcyjniejszy dla słuchaczy.

Efekt inności – aby nasz partner coś zapamiętał, należny upewnić się, by skupił uwagę na komunikacie. Proste sposoby na przykucie uwagi to chociażby bogatsza gestykulacja, zmiana postawy ciała, odpowiednia modulacja głosu. Co ciekawe nawet “zagranie ciszą”, czyli przerwanie swojej wypowiedzi i chwilowe powstrzymanie się od mówienia czegokolwiek jest też świetnym sposobem skupienia uwagi naszych partnerów.

Na koniec jeszcze