Po co firmie CONTRACT MANAGER?

Ciekawam czy w organizacjach, w których pracujecie/pracowaliście spotkaliście się z takim stanowiskiem? Ja znam struktury, które obejmują takie stanowiska, ale są one rzadkością. Dziś odpowiedź na pytanie: Po co firmie CONTRACT MANAGER?

W organizacjach mających dużą bazę dostawców a co za tym idzie pokaźną bazę umów, często samo znalezienie potrzebnego kontraktu nastręcza niemałych trudności. Jeszcze większym wyzwaniem jest śledzenie zakresów wzajemnych zobowiązań, terminów obowiązywania umów, czy mechanizmów i harmonogramów rozliczeń bonusów.
Całość ww działań jest zazwyczaj procesem ręcznym, narażonym na wszelkie słabości związane z tego typu rozwiązaniem.

Najważniejsze jest jednak to, że w firmach brakuje osób oddelegowanych do szeroko pojętej opieki nad kontraktami.

Zaczątkiem problemów jest już brak unifikacji i standaryzacji umów.

Robiąc audyt kontraktów CONTRACT MANAGER natrafia na bardzo szerokie spektrum dokumentów. Od jednostronicowych prostych umów po kilkudziesięciostronicowe kontrakty opatrzone wachlarzem dodatkowych załączników. Nierzadko zdarza się, że wielomilionowe zakupy oparte są na mailowych ustaleniach, gdzie “jedna pani drugiej pani” wypisuje podstawowe warunki współpracy. Całe potwierdzenie zamyka się w krótkim “ok” z podpisem “Pa, Aga“.

Ktoś kiedyś powiedział, że „umowy potrzebne są nie na czas szczęśliwego pożycia małżeńskiego, a na czas rozwodu”.

Tak samo przedstawia się sytuacja w biznesie. Prawidłowo skonstruowany kontrakt pomaga nam w codziennym prowadzeniu współpracy. Jest za to nieodzowny w sytuacji, gdy chcemy w pełni wykorzystać tkwiący we współpracy z dostawcą potencjał oraz przy ochronie naszych interesów w przypadku konfliktu stron.

Szeroko pojęty CONTRACT MANAGEMENT zapewnia:

Przygotowanie i wdrożenie standardowego wzoru umów.
Dbałość o właściwy kształt umów (tu zgodność z formatami obowiązującymi w organizacji, z przepisami prawa i polityką compliance).
Bieżącą kontrolę realizacji kontraktu (tu upewnienie się, że kupujemy to co trzeba, we właściwej ilości, w odpowiednim czasie i po uzgodnionej cenie).
Kontrolę ważności umów (tu nadzorowanie okresów obowiązywania, okresów wypowiedzenia, automatycznych odnowień, itp.)
Rejestrację i monitorowanie odstępstw od umów.
Przegląd faktur (tu ich zgodności z zamówieniami/PO oraz z uzgodnieniami kontraktowymi).
Wstępny audyt wydatków związanych z umową.
Czuwanie nad rozliczeniami back marżowymi.
Monitoring dostawców (tu w zakresie aktualizacji wymaganych dokumentów/uprawnień/certyfikatów).
Współdziałanie w procesie negocjacji warunków z dostawcami.
Odpowiedzialność za podnoszenie profitowości kontraktów.