Contract Manager – cechy pożądane

Umowy

Contract Manager – cechy pożądane

Zarządzanie umowami jest cały czas mocno niedocenianym, ale jednym z najpoważniejszych obszarów w organizacji. Skuteczne zarządzanie umowami ma bezpośrednie przełożenie na:

  • wyniki finansowe,
  • relacje z partnerami,
  • reputację firmy.

Według IBM przeciętna firma z listy „Fortune 1000” ma 20 000 do 40 000 aktywnych kontraktów. Przy tak wielu umowach i powiązanych dokumentach do śledzenia, skuteczne zarządzanie umowami staje się  koniecznością.

Poniżej kilka istotnych dla osoby zajmującej się umowami umiejętności i cech, które pozwalają skutecznie zarządzać kontraktami w organizacji. (kolejność przypadkowa)

Contract Manager – cechy pożądane

1.      dbałość o szczegóły, skrupulatność

2.      podstawowa znajomość uregulowań i terminów prawnych

3.      wrażliwość na kwestie Compliance / Q&R

4.      znajomość biznesu

5.      umiejętność zarządzania ryzykiem

6.      sprawność w zarządzaniu czasem

7.      znajomość / obsługa specjalistycznego software

8.      zdolności negocjacyjne

9.      zdrowy rozsądek / racjonalne podejście

Ad.1. dbałość o szczegóły, skrupulatność

Zapisy kontraktów często dotyczą drobnych szczegółów. Takie pozornie błahe kwestie mogą jednak mieć znaczący wpływ na realizacje kontraktów i rentowność całych projektów.

Menedżerowie kontraktów muszą być bardzo skrupulatni. Ich uwaga musi być nakierowana na wszystkie zmienne umieszczone w umowie. Tu ceny, procenty, daty / terminy, zapisy specjalne, itd.

Zachowanie skrupulatności w odniesieniu do terminów i innych problemów jest kluczowe. Z tego powodu wielu menedżerów kontraktów polega na oprogramowaniu do zarządzania kontraktami, które może wysyłać im przypomnienia i zapewniać większą spójność procesu. Jednak mimo posiłkowania się nowoczesnymi tchnologiami pozostaje potrzeba zwracania uwagi na wszystkie nawet najdrobniejsze szczegóły.

Ad.2. podstawowa znajomość uregulowań i terminów prawnych

Nie można wymagać od Contract Managera by świetnie orientował się w systemach prawnych różnych krajów. W gąszczu umów mogą się bowiem znajdować kontrakty z oznaczoną jurysdykcją inną niż kraj, w którym działa firma i zatrudniony jest Contract Manager.

Jednak na tym stanowisku niezbędna jest orientacja w terminologii prawniczej, bo bez tego zrozumienie zapisów umownych w wielu przypadkach będzie niemożliwe.

Ad.3. wrażliwość na kwestie Compliance / Q&R

Związek pomiędzy zarządzaniem umowami a kwestiami compliance i quality & regulatory jest bardzo silny.

Compliance dotyczy zapewnienia zgodności działań z regulacjami prawnymi i innymi przyjętymi w organizacji normami postępowania. Trudno sobie wyobrazić, że Contract Manager będzie obojętny na te kwestie. Z kolei uważność w sprawach Q&R jest niezwykle istotna zwłaszcza w branżach takich jak medyczna, farmaceutyczna, ‚beauty’.

Ad.4. znajomość biznesu

Najbardziej korzystnym scenariuszem jest scenariusz kiedy Contract Manager dobrze zna obszar biznesowy, w którym funkcjonuje. Chodzi tu oczywiście zarówno o orientację w specyfice oferowanych przez jego własną firmę produktów czy usług, ale też o zakres działań objęty umowami. Nie jest to sprawa łatwa, zwłaszcza w dużych organizacjach. Poszczególne umowy będą odnosić się do wielu obszarów zakupów tu np. direct, indirect, third parties.

Ad.5. umiejętność zarządzania ryzykiem

Każda umowa wiąże się z jakimś ryzykiem dla zaangażowanych w nią stron. Niewypełnienie lub niesatysfakcjonujące wypełnienie obowiązków wynikających z umowy, przekroczenie terminów, ujawnienie danych poufnych i tym podobne działania lub zaniechania, mogą spowodować szereg negatywnych konsekwencji, począwszy od kar finansowych a skończywszy na sprawach sądowych.

Profesjonalny Contract Manager potrafi:

  • zidentyfikować ryzyko,
  • zrozumieć jego znaczenie / wagę dla kontraktu,
  • oszacować skutki i prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka,
  • zminimalzować ryzyko.

Ad.6. sprawność w zarządzaniu czasem

Zarządzanie umowami jest bardzo czasochłonnym procesem. Obejmuje m.in.: sprawdzenie partnerów handlowych, negocjacje, zatwierdzenia/podpisy, śledzenie etapów realizacji, kontrolę zgodności realizacji z uzgodnieniami, monitorowanie dat/terminów, zmiany/poprawki/aneksy.

Przy dużej ilości umów kontrola nad wszystkimi aspektami jest bardzo trudna i niezmiernie czasochłonna. Umiejętność zarządzania czasem jest zatem bardzo pożądana.

Ad. 7. znajomość / obsługa specjalistycznego software

Zachowanie skrupulatności w odniesieniu do terminów i innych problemów jest kluczowe dla menedżerów kontraktów. Z tego powodu wielu z nich polega na oprogramowaniu do zarządzania kontraktami. Taki program może np.:

  • prezentować najważniejsze punkty kontraktów w uproszczonej / bardziej przystępnej formie,
  • wysyłać przypomnienia w przypadku zbliżającyh się terminów wygaśnięcia umowy,
  • regulować / kontrolować dostępy do bazy umów,
  • zapobiegać wyciekowi danych,
  • zapewniać większą spójność procesu.

Ad.8. Zdolności negocjacyjne

O ile Contract Manager jest odpowiedzialny albo chociaż zaangażowany w negocjowanie umów (a tak się dzieje w większości przypadków) winien on posiąść umiejętność negocjacowania.

Ważne jest też, by funkcjonując i negocjując  w środowisku międzynarodowym opanował też trudną sztukę negocjacji multikulturowych.

Ad.9. zdrowy rozsądek / racjonalne podejście

Do wyżej wymienionych umiejętności i cech należy dodać jeszcze zdrowy rozsądek i racjonalizm. Pozwoli on Contract Managerowi na trzeźwą ocenę sytuacji biznesowej zarówno w trakcie procesu negocjacyjnego jak i w ramach zarządzania umowami.

AAA

https://www.contractworks.com/blog/5-skills-needed-for-effective-contract-management?utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_content=79741279&_hsenc=p2ANqtz–KydEVdA-Lj95K-TnXNHBBvDafS5jTmKCN_BrfbNrqEh6aEnHYMoSv03Ck8DrbJU5ASOqYuTNZbS_VPxyjfgDHIXzQkOXOBlULd8BUtzEXbrAubFY&_hsmi=79741279

Dodaj komentarz