Wprowadzenie CONTRACT MANAGEMENT w organizacji powinno być przeprowadzone sukcesywnie, poczynając od audytu bieżących kontraktów a kończąc na implementacji narzędzi IT wspierających proces.

Na modelowy scenariusz składa się sześć etapów:

Etap I

Pierwszy etap to przegląd / audyt kontraktów.

Pozwala on na identyfikację problemów oraz obszarów wymagających szczególnej uwagi takich jak np.:

• Brak ważnych kontraktów.
• Wygasające kontrakty.
• Ustalenie zakresów nie objętych umowami / słabo zabezpieczonych funkcjonującymi zapisami aktualnych umów.
• Policzenie profitowości per dostawca / per marka / per referencja.

Etap II

Drugi etap to przygotowanie nowego, jednolitego, ustandaryzowanego wzoru umów. Szablon ten ma służyć jako ramy wszystkich kolejnych procesów negocjacyjnych i jako model nowych umów.

Wypracowanie nowego wzoru nie tylko porządkuje proces negocjacyjny, ale co ważniejsze pozwala na szybkie i proste porównania warunków handlowych. Przy dużej liczbie dostawców i rozbudowanym portfolio produktowym możliwość porównań warunków jest niezmiernie istostna.

Co też istotne, znacząco skraca czas potrzebny na obieg umowy w organizacji związany z jej poprawkami i akceptacją.

Jeden wspólny model umowy jest też bardziej czytelny i znacznie łatwiejszy do zrozumienia dla wszystkich pracowników, którzy na co dzień nie są zaangażowani w pracę nad dokumentami. Czasem jednak potrzebują sięgnąć do zapisów kontraktowych.

Etap III

Trzeci etap można nazwać procesem naprawczym. Składają się na niego:

• Wdrożenie nowych standardów umów
• Negocjacje warunków
• Podniesienie profitowości na poszczególnych kontraktach

Opiera się on w dużej mierze na efektywnie przeprowadzonych procesach negocjacyjnych.

Etap IV

Czwarty etap to nic innego jak pilnowanie realizacji kontraktów. To kontrola nad przebiegiem współpracy (zakupów/sprzedaży) i natychmiastowe reagowanie na każdą nieprawidłowość w wykonywaniu umów.

To też zabiegi wspomagające realizację kontraktów albo też korygujące same ustalenia. Bo przecież nawet najlepiej wynegocjowana umowa może w pewnej chwili nie przystawać do dynamicznej sytuacji rynkowej i może wymagać szybkiej korekty / aneksu.

Etap V

Etap piąty to etap optymalizacyjny. W jego trakcie zajmujemy się pomiarem efektywności nowego procesu CONTRACT MANAGEMENT i wprowadzaniem szeroko pojętych rozwiązań optymalizujących w różnych obszarach np.:

• Ustalenie KPI w zakresie CONTRACT MANAGEMENT
• Minimalizacja ryzyk związanych ze współpracą z poszczególnymi dostawcami
• Agregacja wolumenów / wartości kontraktowych
• Wykorzystanie aktualnych umów i bieżącej współpracy do wdrażania innowacji, rozwijania biznesu, itp.
• Poprawa komunikacji wewnątrz firmy oraz komunikacji z dostawcami (w obszarze dot. umów)

Etap VI

Szósty etap to impelmentacja narzędzi IT wspierających proces CONTRACT MANAGEMENTU.

Oczywiście powyższy schemat nie jest jedynym właściwym.

Wiele organizacji wchodzi od razu w fazę implementacji najnowocześniejszych rozwiązań IT i w oparciu o nowy software zaczyna negocjacje i pracę nad poprawą profitowości poszczególnych kontraktów. Inne firmy kroczą drogą tradycyjną, zaczynając od uporządkowania i aktualizacji dokumentów, poprzez wypracowanie swojego zunifikowanego wzoru umowy, kończąc na działaniach nadzorujących realizację kontraktów i optymalizację przychodów front i back marżowych.

Nie ma jednej dobrej drogi, która każdej organizacji gwarantowałaby błyskawiczne uzdrowienie i natychmiastowe wyniki. Istotnym jednak jest to, by uświadomić sobie potencjał tkwiący w obszarze CONTRACT MANAGEMENTU i niezależnie od wybranego scenariusza, rozpocząć prace nad wdrożeniem tego rozwiązania.