Dokumenty związane z negocjacjami

Co prawda nawet umowy ustne mają moc wiążącą, jednak w praktyce biznesowej dążymy do podpisywania kontraktów. Panuje przekonanie, że podpisane papierowe dokumenty zapewniają wiarygodność, zgodność z przepisami prawa, formalizm, a stronom dają przekonanie, że ich interesy i wspólne postanowienia są zdecydowanie bardziej wiążące niźli jakiekolwiek werbalne ustalenia. Dziś kilka słów w temacie: Dokumenty związane z negocjacjami

Zapisywanie ustaleń jest bardzo wskazane jeszcze z innych powodów. Otóż przelanie myśli na kartkę:

daje możliwość ich pogrupowania i doprecyzowania,
zachęca do ich wstępnej oceny,
pozwala na upewnienie się, że strony zaangażowane w negocjacje tak samo pojmują wspólnie poczynione ustalenia.

Oto sześć typowych dokumentów pisemnych używanych podczas negocjacji oraz sposoby i miejsce ich skutecznego wykorzystania:

Pisemna oferta i kontroferta

Niektórym wydać to się może stratą czasu, ale należy pamiętać, że sposób złożenia oferty i jej forma niejednokrotnie ma poważny wpływ na jej przyjęcie, czyli dokonanie lub nie dokonanie zakupu. Dodatkowo pisemna forma oferty pozwala na użycie ustrukturyzowanej formy i pokazanie wszystkich szczegółów i konkretów.

Pisemna agenda spotkania

Pisemny porządek rozmów jest sposobem na uporządkowanie spotkania oraz promowanie istotnych dla nas zagadnień (oczywiście jeśli to my sporządzamy tę agendę). Pozwala na trzymanie w ryzach procesu zarówno w kwestii czasu jak i kolejności tematów czy samych zagadnień. Zabezpiecza nas przed zapomnieniem, pominięciem istotnych dla nas kwestii.

Pisemny standard (dokumentacja techniczna)

Uczestnicy procesów negocjacyjnych zwłaszcza obejmujących jakieś kompleksowe lub mocno techniczne zagadnienia korzystają czasem z opinii eksperckich. Oczywiście forma tych opinii różni się w zależności od tego czego dotyczy i jakie gremium ją wystawia. Jednak zazwyczaj taki papierowy dokument ma większą moc niż najbardziej kompetentna opina wygłoszona ustnie.

Dokument wspierające naszą dźwignię

Tutaj w ramach budowania naszej przewagi i siły w negocjacjach możemy pokazać konkurencyjną ofertę do tej przedstawianej nam w danym procesie negocjacyjnym. Oczywiście musimy przy tym być wyczuleni na kwestię nieujawniania danych. Nie powinniśmy pokazywać nazwisk, nazw i znaków/ logo firm i wszelkich innych szczegółów pozwalających na szybką i łatwą identyfikację autora oferty.

Minutki ze spotkania

Czyli zestawienie poczynionych ustaleń. Najlepiej by miały ustrukturyzowaną formę. Zaczynać się powinny od podania daty, miejsca i uczestników spotkania. Niezmiernie ważne jest kto spisuje i dystrybuuje minutki. Ich autor bowiem ma niepowtarzalną okazję do zapisania wszystkiego oczywiście w zgodzie ze wspólnie podjętymi rozstrzygnięciami, ale zawsze swoimi słowami wyrażającymi własne zrozumienie i zapewniającymi ochronę przede wszystkim własnych interesów.

Zwyczajowo strona dystrybuująca minutki prosi odbiorców o poprawienie / uzupełnienie / korektę. I na koniec co najważniejsze, zaakceptowanie /potwierdzenie. Uwaga, brak uwag, może oznaczać aprobatę.

Szkic umowy

To prosty dokument, pozbawiony wszelkich prawnych zapisów, w którym umieszczamy wszystkie uzgodnienia. To szablon, na bazie którego dochodzi do zbliżenia stron, następnie do potwierdzeń poszczególnych ustaleń a wreszcie do wypracowania ostatecznej umowy.

Powyżej wymienione dokumenty to oczywiście jedynie podstawowe dokumenty związane z negocjacjami. Im bardziej złożona kwestia, im bardziej kompleksowy projekt i wreszcie im większe pieniądze wchodzą w grę, tym bardziej rozbudowana będzie cała dokumentacja.