NEGOCJACJE vs MEDIACJE – podobieństwa i różnice

Mediacje

 

PODOBIEŃSTWA

Poufność

Zarówno mediacje jak i negocjacje są poufne. Jednak zasada poufności jest w przypadku mediacji bardziej restrykcyjna. Wszyscy uczestnicy procesu mediacyjnego muszą zachować w tajemnicy wszelkie informacje jakie zdobyli podczas mediacji. Mediatora z konieczności zachowania tajemnicy mogą zwolnić jedynie strony mediacji. A zatem jeśli w mediacjach uczestniczą trzy osoby (dwie strony i mediator) to, poza tym wąskim gronem, nikt inny nie jest wtajemniczony, ani w trakcie mediacji ani po ich zakończeniu.

W negocjacjach sprawa wygląda nieco inaczej. O ile ustalenia podjęte podczas spotkań negocjacyjnych a potem objęte umową są objęte klauzulą poufności, o tyle trudno nazwać te dane całkiem poufnymi. Przecież najpierw na etapie negocjowania udostępnia się kolejne uzgodnienia innym członkom organizacji (tu chociażby szefom / zarządowi). Następnie umowa jest podpisywana przez osoby uprawnione do reprezentacji. A na koniec na etapie implementacji i archiwizacji jest dostępna dla innych członków organizacji. Chociażby grupy pracowników zaangażowanych w jej realizację, czy dla ludzi odpowiedzialnych za aspekty techniczne, jak chociażby umieszczenie kontraktu w chmurze dedykowanej archiwizacji umów czy wgranie do software’u realizującego zadnia związane z contract management’em.

Tak czy inaczej i w mediacjach, i w negocjacjach zasada poufności obowiązuje.

Ustalenia / Rozwiązanie

To akurat punkt bezdyskusyjnie łączący negocjacje i mediacje. Strony każdego z tych dwóch procesów siadają do stołu by się porozumieć i wypracować akceptowane, ba nawet satysfakcjonujące dla wszystkich uczestników procesu rozwiązanie.

Jeśli jedna ze stron jest stroną dominującą to w mediacjach, rolą mediatora jest próba zrównoważenia wpływu tej silnej strony na stronę słabszą.

W negocjacjach natomiast końcowe ustalenia mogą być skonstruowane niemal pod dyktando strony mającej przewagę. Nie zmienia to jednak faktu, że wszystkie zaangażowane w proces negocjacyjny strony mają udział w kreowaniu rozwiązań i konstruowaniu ostatecznego kształtu umowy.   

Dokumentacja

W obu procesach przewidziane jest dokumentowanie ustaleń.

Po zakończeniu mediacji, niezależnie od jej wyniku, powstaje Protokół (ewentualnie Sprawozdanie w mediacjach karnych). Jeśli strony doszły do porozumienia i wypracowały akceptowalne dla nich rozwiązanie, to uzgodnienia mogą przybrać formę, kierowanej do zatwierdzenia przez sąd, Ugody

Z kolei po każdym spotkaniu negocjacyjnym powinny powstać Minutki. Dokumentem wieńczącym negocjacje jest Umowa / Kontrakt. Jeśli umowa bazowa jest w mocy, a rozmowy dotyczą jedynie renegocjacji niektórych ustaleń, to po zakończeniu negocjacji powstaje Aneks do Umowy.

Ustalone koszty

Tylko w mediacjach sądowych koszty są ściśle ustalone i przewidywalne. Koszty mediacji sądowych są uregulowane. W przypadku znanego WPSu (Wartość Przedmiotu Sporu) koszty będą nie niższe niż 150 Pln i nie wyższe niż 2000 Pln. Jeśli WPS nie jest znana, to koszty procesu mediacyjnego wynoszą max 450 Pln.

Biorąc pod uwagę mediacje prywatne, koszt już w pełni zależy od uzgodnień stron.

W negocjacjach nie ma narzuconych / ustalonych z góry cenników. Jeśli firmy negocjują poprzez swoich pracowników, koszty negocjacji to są de facto koszty stałe. Jeśli przedsiębiorcy wynajmują wsparcie w postaci negocjatora, wówczas zleceniodawca i zleceniobiorca (tu negocjator) ustalają koszty usługi.

Tak czy inaczej przystępując do obu procesów znamy ich koszty. Wyjątkiem może być sytuacja, gdzie wynagrodzenie negocjatora oparte jest o tzw. success fee.

Czas

Jeśli chodzi o czynnik czasowy, to przy mediacjach można zadeklarować, że najprawdopodobniej będą trwały krócej niż proces w sądzie. Trudno jednak z całą pewnością deklarować, ile to będzie dni / tygodni / miesięcy. Zasadniczo proces mediacyjny nie powinien trwać dłużej niż 3 miesiące, ale sąd na zgodny wniosek stron mediacji może zadecydować o ich przedłużeniu. W takiej sytuacji trudno przewidzieć, jak bardzo wydłuży się proces mediacyjny.

Przy negocjacjach sytuacja jest jeszcze bardziej nieprzewidywalna. Oczywiście możemy założyć sobie, ile mamy czasu na negocjowanie (presja czasu bardzo pomaga w trzymaniu się terminów). Jednak w praktyce trudno jest wyrokować jaki dzień zostanie dniem zakończenia negocjacji. Procesy negocjacyjne mogą ciągnąć się miesiącami, a nawet latami.

Zatem teoretyczną przewidywalność trwania obu procesów oraz praktyczną niemożność dokładnego zaplanowania ich końca możemy zaliczyć do grupy podobieństw.

RÓŻNICE

Dobrowolność

Podczas gdy mediacje są procesem opartym o zasadę dobrowolności, to już negocjacje niekoniecznie.

Powtarzane co roku negocjacje warunków handlowych pomiędzy sieciami detalicznymi a ich dostawcami nie są aktywnością, której dostawcy wyczekują. Ich coroczna gotowość do wznawiania negocjacji wynika z obowiązującego schematu współpracy lub wręcz z konieczności. Możliwość kontynuowania współpracy z siecią detaliczną jest warunkowana corocznym renegocjowaniem warunków.

Akceptowalność

Mediacje oparte są o zasadę akceptowalności. Strony mediacji muszą zaakceptować niemal każdą składową procesu (mediatora, czas mediacji, miejsce mediacji).

W negocjacjach strony umawiają się co do terminu i miejsca spotkania. Jednak już nikt nie rości sobie prawa do zaakceptowania lub nie negocjatora czy całego zespołu negocjacyjnego.

Formalizm

Mediacje w ramach odróżnienia od procesu sądowego szczycą się brakiem formalizmu. Strony mediują w jak najbardziej przyjaznej atmosferze – w końcu mediacje to przestrzeń do swobodnej komunikacji. Stroje uczestników mediacji nie podlegają żadnemu dress code’owi. Sposób komunikacji jest mocno nieformalny. „Mediacje to rozmowa stron, w trakcie której dąży się do rozwiązania konfliktu i znalezienia porozumienia pomiędzy stronami sporu”[1].

Negocjacje są oparte o pewien schemat, obejmujący całość procesu. Spotkanie negocjacyjne ma swoją strukturę i agendę. Komunikacja ma formalne ramy. Stroje uczestników też podlegają pewnym zasadom. Najczęściej widzimy negocjatorów noszących garnitury (mężczyźni), czy kostiumy (kobiety). Nawet samo miejsce spotkania podlega pewnym standardom. Najczęściej negocjujemy przy stole, w specjalnej sali konferencyjnej.

W niektórych procesach negocjacyjnych bardzo poważnie podchodzi się do wybranych kwestii z zakresu proksemiki (tu terytorialność, dystanse personalne, przestrzeń osobista, komunikacja niewerbalna) i przed przystąpieniem do rozmów specjalnie przygotowuje się pomieszczenie, zwracając uwagę m.in. na oświetlenie, temperaturę w sali, miejsca usadzenia gości czy wreszcie kształt stołu.

Motyw / podłoże

Na koniec pozostawię samą przyczynę podjęcia mediacji czy negocjacji.

W mediacjach mamy spór / konflikt, który strony chcą rozwiązać, a przynajmniej omówić.

W negocjacjach nie musi być sporu. Od początku może być mniej lub bardziej uświadomiona wspólnota interesów, z której negocjujące strony chcą uzyskać konkretne profity. Jak to ktoś kiedyś powiedział „Bez wspólnych interesów nie ma po co negocjować, a bez sprzecznych nie ma o czym”.

No i wreszcie NEGOCJATOR kontra MEDIATOR. Tu widzimy zasadnicze różnice w obszarach:

bezstronność i neutralność.

Mediator jest bezstronny. Nie może wyróżniać żadnej ze stron. Nie może nikomu sprzyjać, nie może okazywać sympatii. Nie powinien też mieć żadnych związków ze stronami ani na gruncie prywatnym ani zawodowym.

Negocjator wręcz przeciwnie. Reprezentuje przecież jedną ze stron. Jego działania są nakierowane na zabezpieczenie interesów swojej firmy lub swojego zleceniodawcy.

 

Mediator musi być neutralny w stosunku do przedmiotu sporu. Nie może nic stronom sugerować, podpowiadać, perswadować. Nie musi znać się na spornych kwestiach. Mediator w sprawach gospodarczych nie musi znać się na biznesie, mediator w sprawach rodzinnych nie musi być psychologiem, a mediator w sprawach karnych nie musi mieć nic wspólnego z wymiarem sprawiedliwości.

Rola negocjatora jest zgoła odmienna. Jego zadaniem jest czynny udział w wypracowaniu najlepszego (z punktu widzenia jego zleceniodawcy) rozwiązania. Powinien podrzucać pomysły, sugestie, rozwiązania. Ma prawo, a nawet obowiązek optowania za najlepszym w jego rozumieniu rozwiązaniem. Pożądane jest też by negocjator znał się na biznesie, który reprezentuje.

Na koniec obrazująca podobieństwa i różnice tabelka

No alt text provided for this image

Dodaj komentarz