Grupa czworga
Znawcy tematu twierdzą, że najbardziej optymalna liczba uczestników negocjacji reprezentująca jedną stronę to czworo ludzi. Dziś kilka słów w temacie “Grupa czworga jako optymalna liczba uczestników negocjacji”
Grupa czworga
jako optymalna liczba uczestników negocjacji
Przy takiej liczebności grupy możemy najlepiej przypisać kluczowe w procesie role.
A zatem mamy:
Osobę prowadzącą rozmowy (spokesperson)
Na jej barkach leży ciężar ustalania spotkań, prowadzenia rozmów, dystrybucji minutek, przygotowania dokumentacji, itd.
Lidera / decydenta
Ta osoba uczestniczy w spotkaniach by wspomóc prowadzącego swoim autorytetem i by w razie gdy sytuacja tego wymaga podjąć jakąs decyzję od razu. Uczestnictwo decydenta skraca proces i zaoszczędza czas.
Obserwatora
Mogłoby się wydawać, że jest to nieistotna funkcja, ale to nieprawda. Mimo że ten uczestnik rozmów najczęściej wcale nie zabiera głosu, bardzo uważnie obserwuje zachowania i relacje drugiej strony. Jego spostrzeżenia i uwagi (zazwyczaj przejkazane po spotkaniu) mogą być cenną podpowiedzią dla prowadzącego i dla decydenta.
Doradcę / specjalistę w temacie
To osoba techniczna, która służy wsparciem w sytuacjach gdy nalezy wyjaśnić uczestnikom spokania pewne skomplikowane kwestie specjalistyczne. Będzie to np. inżynier procesów, programista, logistyk, itp.
Zadania poszczególnych osób są jasne, doprecyzowania wymaga zazwyczaj kwestia brania aktywnego udziału w negocjacjach.
Spokesperson bierze na siebie ciężar prowadzenia rozmowy, ma też prawo dopuszczania do głosu innych członków grupy.
Zwyczajowo tylko lider jako osoba z największym autorytetem, wiedzą i władzą ma prawo do włączania się do rozmów w dowolnym czasie. Decydent oprócz otwarcia i zamknięcia rozmów często podsumowuje poszczególne etapy, lub ważniejsze ustalenia. Oczywiście lider to osoba, która w trakcie spotkania podejmuje decyzje.
Natomiast ani doradcza ani obserwator nie powinni przyłączać się do rozmowy, nie zapytani / poproszeni przez osobę prowadzącą o wypowiedź.
Reasumując grupa czworga jako optymalna liczba uczestników negocjacji składa się z:
- negocjatora prowadzącego
- decydenta
- obserwatora
- supportu technicznego
Według mnie bardzo przydaje się też tzw. stenotypista, czyli ktoś kto odciąży negocjatora prowadzącego w obszarze notowania i sporządzania minutek ze spotkania.
