Negocjacje z Japończykami

Wielowiekowy izolacjonizm i ogromne przywiązanie do tradycji czyni z Japończyków bardzo specyficzną nację. Przekłada się to zarówno na kontakty prywatne jak i biznesowe, no i oczywiście nie pozostaje bez wpływu na procesy negocjacyjne.

Japończycy reprezentują kulturę propartnerską i mocno ceremonialną.

Oznacza to, że:

negocjatorzy nie są skłonni do robienia interesów z obcymi,
preferowany jest mało otwarty, pośredni sposób wyrażania się,
pierwszy kontakt nawiązuje się w sposób pośredni, np. na targach, podczas oficjalnych misji handlowych, przez ambasadę, przez wprowadzające osoby trzecie lub przez rekomendacje firm i organizacji,
podczas pierwszych kontaktów, zanim przejdzie się do interesów, należy przeznaczyć dużo czasu na zbudowanie wzajemnego zaufania i dobrych stosunków,
ważne jest zachowanie harmonii między ludźmi, unikanie konfliktów i konfrontacji w trakcie dyskusji,
negocjatorzy są wyczuleni na punkcie „zachowania twarzy” i własnej godności,
ceremonialność w kontaktach międzyludzkich jest wyjątkowo ważnym sposobem okazywania szacunku,
różnice w statusie społecznym i zawodowym są podkreślane w różnych sytuacjach międzyludzkich,
do partnerów biznesowych zwraca się na ogół po nazwisku, poprzedzając je tytułem,
ludzie młodzi i kobiety mają mniejszy autorytet i wpływ na negocjacje,
rytuały protokolarne są liczne i rozbudowane.

Mieszkańcy Wysp Japońskich są zazwyczaj bardzo powściągliwi.

mówią cicho, nie przerywają wypowiedzi drugiej osobie i dobrze znoszą milczenie i ciszę podczas rozmowy,
bardzo oszczędnie gestykulują i mają ograniczoną mimikę twarzy,
zachowują duży dystans także w wymiarze fizycznym (tu tzw. przestrzeń personalna min. długości ręki),
unikają dotykania obcych, wyjątkiem są uściski dłoni przy powitaniu oraz intensywnego, stałego patrzenia partnerom w oczy.

Poniższa lista zawiera wskazówki, które mogą się przydać podczas negocjacji z Japończykami:

Japończycy zwykle negocjują w zespołach. Każdy członek zespołu ma jakąś specjalność oraz rolę w procesie negocjacyjnym.
Pierwsza osoba, z którą skontaktujemy się w japońskiej firmie będzie obecna przez cały okres negocjacji.
Skład osobowy zespołu może się zmieniać, a zespół może się w trakcie procesu powiększać. Chodzi o to, by jak najwięcej pracowników firmy miało okazję poznać ewentualnych kontrahentów.
Podczas spotkań grupie japońskiej przewodzi zazwyczaj starszy, wysoko postawiony w strukturze reprezentant firmy.
Pytania strony japońskiej to jedynie proces zbierania informacji. Negocjatorzy nie podejmują decyzji na podstawie usłyszanych odpowiedzi.
Podczas pierwszego spotkania z pewnością nie zostanie podjęta żadna decyzja. Zespół negocjacyjny będzie musiał przedyskutować wszystkie kwestie ze swoimi zwierzchnikami.
Japończycy są ostrożni, umiejętnie zwlekają z podaniem odpowiedzi lub zakomunikowaniem swojej decyzji. W negocjacjach nie lubią się spieszyć.
Typowe zachowanie w negocjacjach to wielokrotne powracanie do wydawałoby się wyjaśnionych już kwestii. Wynika to z chęci uniknięcia nieporozumień i przekonania się, że wszystkie zaangażowane w rozmowy osoby rozumieją zagadnienie i nie mają żadnych wątpliwości.
Decyzje japońskich negocjatorów mają podłoże długofalowe. Nie postrzegają negocjacji jako pojedynczego deala, raczej jako rozpoczęcie współpracy i związek biznesowy na przyszłość.
Japończycy przerwą negocjacje, jeśli druga strona nie przestrzega protokołu.
Wykazują ogromny szacunek ludziom starszym czy znajdującym się wyżej w hierarchii. Spodziewają się takiego samego zachowania od swoich partnerów negocjacyjnych.
Nigdy nie mówią “nie”. Odpowiedź “Nie” jest mało elegancka, zatem odmawiający japońscy partnerzy będą ją łagodzić, mówiąc, np. że coś będzie bardzo trudne.
Styl negocjacyjny jest nieindywidualistyczny i bezosobowy. Japończycy reprezentują swoją firmę i jej dobro podczas negocjacji jest dla nich absolutnym priorytetem.
Logika i racjonalne argumenty mogą nie wystarczyć, by przekonać ich do swojego punktu widzenia. Japończycy muszą zaufać swoim partnerom negocjacyjnym, dopiero wtedy będą gotowi przystać na ich warunki.

Negocjując z przedstawicielami Kraju Kwitnącej Wiśni należy pamiętać, by:

ubrać się skromnie i elegancko,
ograniczyć język ciała i mimikę twarzy,
nie dotykać japońskich partnerów (poza uściskiem na powitanie),
stojąc w obliczu grupy, zwracać się do osoby najstarszej,
nie zwracać się do żadnego japońskiego biznesmena po imieniu,
nie wspominać o biznesie przez pierwsze minuty rozmowy,
porozmawiać o japońskiej sztuce czy architekturze,
nie rozmawiać o II wojnie światowej.

Negocjacje z Japończykami mimo że trudne, mogą się udać, jeśli będziemy pamiętać o różnicach, respektować zwyczaje naszych partnerów negocjacyjnych i wykazywać dla nich szacunek.